เรื่อง เชิญประชุมคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ครั้งที่ ๑/๒๕๗๐
เรียน คณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม
สิ่งที่ส่งมาด้วย
๑. ระเบียบวาระการประชุม จำนวน ๑ ชุด
๒. เอกสารประกอบวาระที่ ๔ (สรุปเรื่องและมติที่ต้องการ) จำนวน ๑ ชุด
๓. ร่างคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ชุดใหม่ จำนวน ๑ ชุด
๔. ร่างแผนยุทธศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐ จำนวน ๑ ชุด
ตามที่สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ ได้มีการประชุมคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ครั้งที่ ๓/๒๕๖๙ เมื่อวันที่ ๑๙ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๙ โดยมีมติให้ชะลอการแต่งตั้งคณะกรรมการชุดใหม่ไว้ก่อน เพื่อรอการบรรจุพนักงานใหม่และการปรับปรุงบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการให้มีความเหมาะสมและสอดคล้องกับภารกิจในปัจจุบัน นั้น
บัดนี้ สำนักหอสมุดกลางได้ดำเนินการบรรจุพนักงานใหม่และปรับปรุงบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการเรียบร้อยแล้ว จึงเห็นสมควรจัดการประชุมคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ครั้งที่ ๑/๒๕๗๐ (กรรมการชุดใหม่) เพื่อพิจารณาและขับเคลื่อนแผนงานสำคัญ ได้แก่ (๑) การทบทวนและปรับปรุง Roadmap ระบบสารสนเทศ (๒) การจัดทำ Action Plan ระดับฝ่าย (๓) การกำหนดแผนการทำงานของคณะกรรมการ และ (๔) การจัดทำแผนตอบสนองยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ในการนี้ จึงใคร่ขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว โดยขอให้ท่านได้โปรดศึกษาเอกสารสิ่งที่ส่งมาด้วยล่วงหน้า เพื่อการพิจารณาที่มีประสิทธิภาพ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาเข้าร่วมประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว โดยหากท่านไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ หรือต้องการมอบหมายผู้แทนเข้าร่วมประชุม โปรดแจ้งเลขานุการคณะกรรมการฯ ล่วงหน้าอย่างน้อย ๓ วัน ก่อนวันประชุม
๑.๑ การแต่งตั้งคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ชุดใหม่
ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงการแต่งตั้งคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ชุดใหม่ ตามคำสั่งสำนักหอสมุดกลาง ที่ .../๒๕๗๐ ลงวันที่ ... โดยมีองค์ประกอบคณะกรรมการ จำนวน ... ท่าน ซึ่งได้ผ่านการพิจารณาและเห็นชอบจากผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลางเรียบร้อยแล้ว
๑.๒ นโยบายและทิศทางยุทธศาสตร์ของสำนักหอสมุดกลาง ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐
ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบนโยบายและทิศทางยุทธศาสตร์ของสำนักหอสมุดกลาง ที่มุ่งเน้นการขับเคลื่อนองค์กรดิจิทัล การยกระดับการให้บริการด้วยเทคโนโลยี AI และ Big Data Infrastructure ตลอดจนการเชื่อมโยงกับเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการสู่ความเป็นเลิศ (TQA) และเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs)
๑.๓ สรุปผลการดำเนินงานของคณะกรรมการชุดเดิม (ครั้งที่ ๓/๒๕๖๙)
ประธานสรุปผลการดำเนินงานและมติสำคัญจากการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ ๓/๒๕๖๙ เมื่อวันที่ ๑๙ สิงหาคม ๒๕๖๙ โดยเฉพาะมติเรื่องการปรับการระบุผู้รับผิดชอบใน Roadmap จากการระบุเป็น "ฝ่าย" เป็นการระบุ "รายชื่อบุคคล" เพื่อความชัดเจนในการกำกับ ติดตาม และประเมินผล
๒.๑ รับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ครั้งที่ ๓/๒๕๖๙
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาลงมติรับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ครั้งที่ ๓/๒๕๖๙ เมื่อวันที่ ๑๙ สิงหาคม ๒๕๖๙
๓.๑ ติดตามความก้าวหน้า Roadmap ระบบสารสนเทศ (Smart Digital Library)
ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงความก้าวหน้าของการจัดทำ Roadmap ระบบสารสนเทศของสำนักฯ ตามมติการประชุมครั้งที่ ๓/๒๕๖๙ ที่ได้ปรับการระบุผู้รับผิดชอบจาก "ฝ่าย" เป็น "รายชื่อบุคคล" โดยปัจจุบันได้จัดทำ RACI Matrix และระบบติดตามความคืบหน้า (Progress Tracking Dashboard) เรียบร้อยแล้ว
๓.๒ ความคืบหน้าการดำเนินการตามมาตรการเฝ้าระวังพฤติกรรมไม่พึงประสงค์
รายงานความคืบหน้าการดำเนินการตามมาตรการป้องกันและเฝ้าระวังนักศึกษาที่มีความประพฤติไม่พึงประสงค์ภายในพื้นที่ให้บริการ โดยฝ่ายบริการและฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
๓.๓ สถานะการดำเนินงานระบบ Smart Course และ Smart Queue
รายงานความคืบหน้าการพัฒนาระบบ Smart Course (บริหารจัดการการจองห้องและหลักสูตรอบรม) และระบบ Smart Queue (บริหารจัดการคิว LOT) ตามที่นำเสนอในการประชุมครั้งที่ ๓/๒๕๖๙
๔.๑ พิจารณาและรับรองแผนยุทธศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาและรับรองแผนยุทธศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐ ซึ่งสอดคล้องกับยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลาง ๕ ด้าน ได้แก่ (๑) การยกระดับบริการผู้ใช้ (๒) การบริหารจัดการทรัพยากร (๓) ความปลอดภัยและธรรมาภิบาลข้อมูล (๔) โครงสร้างพื้นฐานและอาคารอัจฉริยะ และ (๕) การบริหารจัดการภายในองค์กร
๔.๒ พิจารณาและรับรอง Roadmap ระบบสารสนเทศฉบับปรับปรุง (Smart Digital Library)
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาและรับรอง Roadmap ระบบสารสนเทศฉบับปรับปรุง ที่ระบุผู้รับผิดชอบเป็น "รายชื่อบุคคล" พร้อมลำดับความสำคัญ ตัวชี้วัดความสำเร็จ และการเชื่อมโยงกับ TQA, Green Office และ SDGs
๔.๓ พิจารณาและรับรอง Action Plan ระดับฝ่าย (Division Action Plan)
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาและรับรองแนวทางการจัดทำ Action Plan ระดับฝ่าย โดยให้ตัวแทนฝ่ายแต่ละฝ่ายเป็นผู้วางแผนและขับเคลื่อนโครงการภายใต้การกำกับดูแลของกรรมการผู้รับผิดชอบ
๔.๔ พิจารณาและรับรองแผนการทำงานของคณะกรรมการ ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาและรับรองแผนการทำงานของคณะกรรมการ ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐ ซึ่งครอบคลุมตารางการประชุม การติดตามผล การประเมินผล และการรายงานต่อผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง
๔.๕ พิจารณาแผนตอบสนองยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ประธานเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาแผนตอบสนองยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่เชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์หลักของมหาวิทยาลัย และเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) โดยเฉพาะ SDG 4 (Quality Education), SDG 9 (Innovation), SDG 12 (Responsible Consumption) และ SDG 13 (Climate Action)
๕.๑ การกำหนดวันประชุมครั้งถัดไป
ประธานเสนอให้ที่ประชุมกำหนดวันประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไป (ครั้งที่ ๒/๒๕๗๐) ซึ่งคาดว่าจะจัดขึ้นในไตรมาสที่ ๒ ของปีงบประมาณ ๒๕๗๐ (มกราคม - มีนาคม ๒๕๗๐)
๕.๒ เรื่องอื่นๆ ที่กรรมการเสนอ
หากกรรมการท่านใดมีเรื่องอื่นใดที่ประสงค์จะเสนอต่อที่ประชุม โปรดแจ้งเลขานุการล่วงหน้าอย่างน้อย ๕ วัน ก่อนวันประชุม
ปิดประชุมเวลา ๑๒.๐๐ น.
แผนยุทธศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรม ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐ จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลาง ๕ ด้าน ได้แก่
Roadmap ระบบสารสนเทศฉบับปรับปรุง จัดทำขึ้นตามมติการประชุมครั้งที่ ๓/๒๕๖๙ ที่ให้ปรับการระบุผู้รับผิดชอบจาก "ฝ่าย" เป็น "รายชื่อบุคคล" เพื่อความชัดเจนในการกำกับ ติดตาม และประเมินผล โดยมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
แนวทางการจัดทำ Action Plan ระดับฝ่าย จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองนโยบายที่ระบุว่า "การปฏิบัติงานเป็นความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย ผ่านตัวแทนฝ่ายที่จะไปวางแผนในฝ่าย" โดยมีกระบวนการดังนี้
เลขานุการจัดทำเอกสารสรุปสั้นๆ (๑ หน้า) สำหรับแต่ละโครงการ ระบุ: เป้าหมาย, ตัวชี้วัด (KPI), ความเชื่อมโยงกับ TQA/Green Office, และกรอบเวลา ส่งให้ "ตัวแทนฝ่าย"
ตัวแทนฝ่ายนำ Policy Brief ไปประชุมภายในฝ่าย เพื่อแจกจ่ายงาน กำหนดระยะเวลา และเสนอขอทรัพยากรที่จำเป็น จากนั้นส่งแผนกลับมายังเลขานุการภายใน ๑๔ วัน
กรรมการผู้กำกับดูแล (Consulted) ติดตามความคืบหน้าจากตัวแทนฝ่าย (Accountable) เป็นรายเดือน หากมีความเสี่ยงหรืออุปสรรค ให้ escalate มาที่กรรมการเพื่อขอการสนับสนุน
ในการประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไป ให้ตัวแทนฝ่ายหรือกรรมการผู้กำกับดูแล เป็นผู้นำเสนอความคืบหน้าตาม Action Plan ที่ฝ่ายตนเองส่งมา
| ฝ่าย | โครงการที่รับผิดชอบ | ตัวแทนฝ่าย |
|---|---|---|
| ฝ่ายบริการผู้ใช้ | แชตบอต AI, Smart Course, Smart Queue, มาตรการเฝ้าระวัง | (ระบุชื่อ) |
| ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ | ผู้ช่วยสืบค้น AI, การจัดการเมทาดาทาและคลังดิจิทัล | (ระบุชื่อ) |
| ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ | แดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูล, PDPA, อาคารอัจฉริยะ | (ระบุชื่อ) |
| ฝ่ายบริหารและธุรการ | อาคารอัจฉริยะและ IoT (ร่วมกับฝ่ายไอที) | (ระบุชื่อ) |
แผนการทำงานของคณะกรรมการ ประจำปีงบประมาณ ๒๕๗๐ กำหนดกรอบการทำงานและการติดตามผล ดังนี้
📅 ตารางการประชุม:| ครั้งที่ | วันประชุม (คาดการณ์) | วาระสำคัญ |
|---|---|---|
| ๑/๒๕๗๐ | ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๖๙ | รับรองแผนยุทธศาสตร์, Roadmap, Action Plan |
| ๒/๒๕๗๐ | มกราคม ๒๕๗๐ | ติดตามความคืบหน้า Action Plan ระดับฝ่าย |
| ๓/๒๕๗๐ | มีนาคม ๒๕๗๐ | ประเมินผลไตรมาส ๒ และปรับแผน |
| ๔/๒๕๗๐ | มิถุนายน ๒๕๗๐ | ประเมินผลครึ่งปี และเตรียมแผนปี ๒๕๗๑ |
แผนตอบสนองยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำขึ้นเพื่อเชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์หลักของมหาวิทยาลัย และเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) โดยมีกรอบการดำเนินงาน ดังนี้
🎯 การเชื่อมโยงกับ SDGs:| SDG | เป้าหมาย | โครงการที่ตอบสนอง |
|---|---|---|
| SDG ๔ | Quality Education | แพลตฟอร์มการรู้สารสนเทศ, ระบบสนับสนุนวิทยานิพนธ์, ผู้ช่วยความรู้ห้องสมุดแบบ RAG |
| SDG ๙ | Industry, Innovation, and Infrastructure | Agentic AI, Big Data Infrastructure, IoT ในอาคารอัจฉริยะ |
| SDG ๑๒ | Responsible Consumption and Production | ระบบวิเคราะห์การคัดออกทรัพยากรด้วย AI, คลังทรัพยากรดิจิทัล, ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ |
| SDG ๑๓ | Climate Action | แดชบอร์ดห้องสมุดสีเขียว, ระบบติดตามการใช้พลังงานอัจฉริยะ |
จัดทำโดย: นายจีระพล คุ่มเคี่ยม (กรรมการและเลขานุการ)
วันที่: ๓ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๖๙